La comptabilité : support papier ou informatique ?

Quel que soit son statut (auto-entrepreneur, artisan, eurl, sarl, etc.), toute entreprise de coiffure, de soins esthétiques ou d’onglerie est tenue d’avoir une comptabilité à jour. Peu importe si l’activité de beauté est exercée en établissement recevant du public (ERP) ou réalisée au domicile des clients, la comptabilité est obligatoire au regard de l’administration fiscale.

La comptabilité se compose d’un côté des factures provenant des fournisseurs (dépenses) et d’un autre côté des factures émises par le professionnels vers clients (recettes) ayant acheté des produits et/ou des services. Les factures pour les clients sont éditées sur support papier via un carnet ou une source informatique qui va imprimer le ticket. Ensuite, les dépenses et les recettes sont fidèlement retranscrites sur le journal des comptes, propre à chaque entreprise en reprenant le chiffre d’affaire quotidien, hebdomadaire et mensuel de l’entreprise. Enfin, ce journal est transmis au cabinet qui assure la compatibilité du professionnel.

Support papier ou informatique ? Il s’agit d’une question de goût, d’équipement et d’investissement mais, d’un support à l’autre les possibilités varient. C’est ce que nous allons découvrir dans cet article.

La comptabilité sur support papier

La gestion comptable d’une entreprise de beauté au format papier a ses avantages comme une certaine facilité d’utilisation à coût très abordable. Pour le gérant du salon de coiffure ou de l’institut de beauté, la comptabilité se compose d’une part du double des factures remises aux clients pour l’achat de produits et de services. Et d’autre part, du registre dans lequel est retranscrit les recettes et les dépenses de l’activité. Ces carnets de factures pour les clients se trouvent facilement chez des fournisseurs spécialisés dans le matériel de coiffure et d’esthétique pour quelques euros. Le Registre se trouve quant à lui dans toutes les bonnes papeteries.

Pour information, remettre un reçu aux clients est obligatoire. Ces factures destinées aux clients doivent comporter les coordonnées de l’établissement, le détail des prestations réalisées dissocié des ventes de produits, le montant de la TVA et son taux légal en vigueur et enfin, elles doivent être numérotées pour une meilleure comptabilité et traçabilité. La numérotation des carnets permet un meilleur suivi des factures dans la comptabilité mais aussi, cela permet de limiter toute fraude auprès de l’administration fiscale. En cas de contrôle, le Fisc inspecte la comptabilité du salon de coiffure ou de l’institut de beauté en se basant essentiellement sur la cohérence des factures émises et des consommables achetés (tubes de couleur, cire jetable, rouleaux de draps d’examen, bidons de shampooing, peignoirs jetables etc.) et des quantités d’eau et d’électricité.

Mais attention, la comptabilité tout papier a aussi ses limites : en cas de perte ou de détérioration des documents il n’y a pas de sauvegarde. Enfin, mis à part le tampon du professionnel, les factures remises aux clients sont rarement personnalisées.

La comptabilité sur support informatique

Aujourd’hui, on tend petit à petit à une disparition progressive des supports papier au profit de l’informatique. La dématérialisation du papier vise surtout une comptabilité beaucoup plus efficace car elle est entièrement électronique : les données ou les documents produits sont au format numérique ou numérisés. Aujourd’hui, de plus en plus de fournisseurs comme EDF, les opérateurs téléphoniques ou encore les banques communiquent les factures et autres documents au format électronique via internet.

La comptabilité sur support informatisé représente un investissement certain. L’acquisition du matériel informatique (écran, unité centrale, imprimante), du logiciel associé ou encore de la formation pour la maîtrise de ce dernier méritent réflexion. De nombreuses solutions informatiques sont aujourd’hui disponibles pour les coiffeurs en salon et les esthéticiennes en institut.

De plus en plus présents dans les salons de coiffure et les instituts de beauté, les outils de caisse informatisés proposent de nombreuses fonctionnalités, souvent très utiles. À un coup relativement élevé, la mise en place d’un tel équipement nécessite l’acquisition du matériel informatique (écran tactile en option), le coût du logiciel, celui de la formation et de l’assistance.

Les possibilités offertes par ce type d’équipement s’avèrent très utiles et même rentables pour de nombreux coiffeurs et esthéticiennes ! En effet, cet outil de gestion réduit considérablement les risques de vols dans la caisse. De nombreuses solutions informatiques sont proposées aux coiffeurs et aux esthéticiennes. Au niveau pratique, ce type d’équipements permet :

- L’édition des recettes quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles à transmettre au comptable,

- L’édition automatique des factures aux clients avec personnalisation au nom du salon,

- La gestion des plannings des travailleurs salariés,

- La prise de rendez-vous pour les clients,

- La gestion du fichier client avec envoie de newsletter de façon globale ou personnalisée aux dates anniversaires avec des bons de réduction,

- La gestion des stocks avec niveau d’alerte, etc.

Au niveau comptable, la gestion des documents issus  d’un outil de caisse informatisé a de nombreux avantages aussi bien pour le coiffeur ou l’esthéticienne que pour l’expert comptable. Comparé à la comptabilité papier, le risque d’erreur est quasi nul avec une comptabilité informatique. De plus, les fichiers remis au comptable sont compatibles et répondent aux attentes de cet expert.

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Pour fidéliser et attirer de nouveaux clients dans les services de coiffure, de soins esthétiques et d’onglerie, il faut s’assurer que les professionnel(le)s en charge des clients soient informé(e)s des techniques de prévention. Alors pour votre activité de beauté, avez-vous pensé à former vos équipes à l’hygiène ? Arrivez-vous à concilier les contraintes entre l’exigible et le réalisable ?

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À propos de l’auteur : Pierre Barré

Intervenant en Prévention des Risques Professionnels, Pierre Barré a travaillé plus de dix ans dans différents salons de coiffure. En 2005, il participe à la création de Hygiène Plus avec le soutien de professionnels de santé et du droit. En 2011, il développe le programme « Approuvé » : un accompagnement sur mesure avec les formations, l’espace de documentation et la boutique.

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